Pôles d’activités du SIGIF

Le SIGIF regroupe 50 personnes organisée autour d’une Direction de projet appuyée par une équipe en charge de l’animation des comités opérationnels (ComOp), une équipe technique et fonctionnel en charge du développement et de l’intégration.

Définition La conduite du changement est une démarche structurée et planifiée qui accompagnera le projet SIGIF à toutes ses étapes afin d’atténuer les risques humains et organisationnels liés à au développement de son activité. Celle-ci contribue au succès du projet et consiste à :

• Définir et à mettre en œuvre des stratégies destinées à gérer les enjeux, les risques, et les impacts;
• Tenir compte notamment des ressources humaines et de la culture de l’organisation.

Objectif de la conduite du changement L’objectif premier est d’accompagner le MEFP et les ministères sectoriels dans l’implantation du SIGIF de manière à :

• Ce qu’il y ait une transition harmonieuse entre la situation actuelle et la situation cible par une gestion planifiée des impacts humains et organisationnels liés aux changements apportés par le projet SIGIF;
• Bien préparer le personnel du MEFP et des ministères sectoriels (Le déploiement du SIGIF se fera dans un premier temps auprès de cinq ministères pilotes, soit le MEFP, le ministère de la Justice, le ministère de la Santé, le ministère de l’Éducation nationale et le ministère de l’Environnement);
• S’approprier le nouveau système et les changements apportés aux processus du cycle budgétaire et à l’organisation du travail.

Cadre d’intervention en trois (3) étapes Le cadre d’intervention en trois (3) étapes est relié aux principaux jalons du projet. Ces étapes sont :

• Étape 1: Préparer le changement
• Étape 2: Gérer la transition
• Étape 3: Soutenir le changement

Quatre (04) axes : Les activités de conduite du changement sont organisées en quatre (4) axes :

• Soutien et accompagnement;
• Communication;
• Formation et transfert de compétence;
• Organisation du travail et des processus.

Acteurs du changement Le succès du projet repose notamment sur l’adhésion et la participation active des intervenants (ou parties prenantes) à tous les paliers du MEFP et des ministères sectoriels à savoir : Au niveau des parties prenantes internes :

• Unités organisationnelles « impactées » par le changement : ce sont les utilisateurs finaux (dont les rôles, tâches et façons de faire vont changer suite à l’introduction de la réforme et du SIGIF);
• Unités organisationnelles « concernées » par le changement : elles sont moins impactées mais elles supportent et facilitent le changement : décideurs et promoteurs (ces deux groupes supportent et facilitent le changement), équipe de projet SIGIF, Comité opérationnel de conduite du changement, BOM, agents du changement, utilisateurs de SIGIF.

Au niveau des parties prenantes externes : elles concernent les llinspections internes, les associations professionnelles, les syndicats, la société civile, les citoyens, les médias.

Fonctionnement Le fonctionnement du sous-projet « conduite du changement » repose sur le Comité opérationnel de conduite du changement. Les responsabilités sont conjointement partagées avec le chef du projet, les experts du changement (AMOA changement), les responsables organisationnels (Bureau Organisationnel et Méthode). Le Comité opérationnel de conduite du changement est animé par le responsable du sous-projet conduite du changement. Ce dernier est épaulé par le chargé de communication et par le chargé de la formation et de transfert de compétence et s’appuie sur les personnes ressources au niveau des services pour relayer les activités de conduite du changement. Ces personnes sont consultées, en amont, pendant la préparation desdites activités et participent à la mise en œuvre des activités.

Rôle et responsabilités du sous projet conduite du changement (ou du Comité opérationnel de conduite du changement)

• Répertorier les changements occasionnés par l’implantation du SIGIF ainsi que les impacts de ces changements sur les parties prenantes et l’organisation,
• Travailler en collaboration avec les parties prenantes et les autres sous-projets afin d’identifier les besoins et problématiques de conduite du changement,
• Dérouler et évaluer la stratégie de conduite du changement et ses différents plans de mise en œuvre selon quatre (4) axes : communications, formation et transfert des compétences, processus et organisation, soutien et accompagnement,
• Accompagner le personnel du MEFP et des ministères sectoriels dans l’appropriation du SIGIF et l’acceptation des changements apportés aux processus et à l’organisation du travail,
• Être le point de contact principal pour les problématiques humaines et organisationnelles occasionnées par le projet SIGIF et proposer des solutions,
• Alerter sur les risques, enjeux et impacts humains et organisationnels,
• Tenir des rencontres de suivi et faire état de l’avancement des travaux de conduite du changement.

Projet d’intégration

Intégration fonctionnelle
Le SIGIF traite des fonctions budgétaires et comptables de l’état. Il couvre trois grands domaines fonctionnels organisés en périmètres :

• Pèrimètre P1 : Cadrage, préparation et élaboration du budget ;
• Périmètre P2 : Exécution du Budget ;
• Pèrimètre P3 : Pilotage décisionnel et reporting.
• Cadrage: Cette phase consiste à mettre en place toute la logistique (comités, plateformes techniques, bureaux, plannings, ateliers, …) nécessaire aux phases suivantes du projet. Le Plan de Management du Projet est le livrable issu de cette phase qui permet de définir cette logistique.
• Conception générale: Cette phase, articulée autour des trois périmètres fonctionnels que sont P1, P2 et P3, permet de fixer les spécifications fonctionnelles et techniques du SIGIF.
• Conception détaillée: Cette phase suit la conception générale et permet de définir les spécifications détaillées de l’application SIGIF.
• Implémentation: Cette phase consiste à réaliser le paramétrage et les développements spécifiques et de qualifier la solution construite conformément aux spécifications validées lors de la phase précédente.
• Test et recette: Cette phase consiste à réaliser la recette technique et fonctionnelle de la solution SIGIF, ainsi que les bascules à blanc.
• Déploiement: Cette phase correspond à la bascule finale et le « go live » prononcé à son issue, ainsi que les travaux d’exploitation, d’administration et de maintenance de la solution SIGIF.

Plateforme technique (différents environnements)
L’architecture SIGIF se base sur deux infrastructures dédiées au projet SIGIF qui sont localisées sur les deux sites Primaire (DTAI) et Secondaire (ADIE). Le traitement de la disponibilité s’applique à l’ensemble des éléments constituant le système informatique qui supportent la solution : équipements réseau, stockage, serveurs, systèmes d’exploitation, système de virtualisation, base de données, application. Le paysage système de SIGIF est composé de plusieurs environnements dédiés à des ensembles d’activités cohérentes et qui couvrent le cycle de vie de construction et d’exploitation de l’application :

• Bac à Sable : Environnement de maquettage et simulation de la solution SIGIF ;
• Développement : Environnement de développement de la solution SIGIF, Tests unitaires, Maintenance de la solution après démarrage de la production ;
• Qualification : Intégration applicative, Tests d’intégration, Vérification de la version logicielle, Vérification d’aptitude au bon fonctionnement, Tests de reprise de l’existant ;
• Pré-Production : Environnement de préparation finale, Démarrage à blanc, Tests de performance, Tests d’exploitabilité ;
• Production : Environnement supportant les activités de production du SIGIF ;
• Secours : Environnement de reprise d’activités après sinistre de l’environnement de Production.

Transfert de compétences
Les environnements applicatif et technique mis en place pour le projet SIGIF représentent une évolution technologique importante pour l’administration. La capacité à identifier, mobiliser et favoriser le développement de compétences clés est un enjeu stratégique et un pilier indispensable à la transformation qu’est la mise en œuvre du SIGIF. En réponse à ces enjeux, une démarche de transfert de compétence ayant pour objectifs de rendre l’administration totalement autonome au regard de l’exploitation, de l’administration et de l’évolution de la solution SIGIF a été entamée :

• Une autonomie acquise par des plans de montée en compétences individuels et collectifs pour les ressources techniques ou fonctionnelles du MEFP entrant dans le programme ;
• Des propositions d’exemples d’organisations efficaces, en capacité de délivrer des services dans le respect des engagements ;
• Une stratégie globale de formation, des principes d’organisation, des objectifs, une organisation cible dans le cadre d’ateliers, une cartographie des compétences cibles, et du nombre d’équivalent temps plein (ETP) pour atteindre l’objectif d’autonomie ;
• Un bilan individuel de chaque ressource entrée dans le programme et éventuellement les causes de la sortie du programme ou du changement d’objectif. Une vérification que l’équipe formée est opérationnelle en terme de compétences et de nombre d’ETP et que tous les moyens prévus ont bien été mis en œuvre pour assurer le transfert de compétences;
• Des ressources fournies par le MEFP, entrant dans le processus de transfert de compétences devront ayant de la disponibilité, des compétences initiales et les qualités suffisantes pour l’atteinte des objectifs assignés à chacun d’eux ;
• Intégration des ressources dans les équipes du groupement ;
• Etc.

Le recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage se justifie par la taille, la complexité ou certaines spécificités du projet concerné. Ce recours peut aussi être déclenché par un besoin de compétences spécifiques qu’il faut aller chercher en externe ou bien par le besoin de faire intervenir un acteur “neutre”, garant :

• de piloter et mettre sous contrôle la maîtrise d’œuvre (MOE) ;
• de la bonne traduction du besoin de la maîtrise d’ouvrage (MOA) par la MOE ;
• de la bonne prise en compte de ce besoin de la MOA par la MOE au travers des réponses faites par celle-ci.

Dans le cadre de l’assistance à maîtrise d’ouvrage du systèmes d’information du SIGIF, l’AMOA posséde des compétences doubles : à la fois techniques (SI) et fonctionnelles, par rapport au domaine des Finances Publiques, pour faire le lien entre le besoin métier et son implémentation.

La migration de données est un processus de transformation de données qui consiste à transporter des données existantes à partir d’un environnement source hétérogène. Dans le cadre du SIGIF, il s’agit de migrer les données des applications suivantes:

• ASTER
• SIGFIP

Démarré en janvier 2016, le projet de mise en œuvre du SIGIF (Système intégré de Gestion de l’Information Financière) est entré dans une phase cruciale : celle de la mise en service des composantes applicatives. L’équipe SIGIF a entamé le déploiement des modules du SIGIF dans l’ensemble des institutions et ministères avec un objectif : fournir une plateforme commune pour gérer de manière efficiente la dépense publique. Le déploiement progressif des trois périmètres qui composent le SIGIF, entamé depuis le mois d’août 2018, se poursuivra jusqu’à la fin de l’année 2019. Les modules du périmètre dédiés à l’élaboration du budget sont en cours de déploiement auprès des acteurs du cadrage budgétaire et macro-économique. A partir du premier trimestre de l’année 2019, le système permettra de préparer le budget de l’année 2020 conformément à la LOLF 2011-15 (Loi organique relative aux Lois de Finances) en produisant le PLF (Projet Loi de Finances) à présenter au Parlement pour vote. Avant la fin de l’année 2019, les modules du périmètre de l’exécution du budget et de la reddition des comptes et de pilotage, seront déployés auprès des services concernés.

La plateforme du SIGIF s’appuie sur une infrastructure matérielle et logicielle, hébergée sur un site principal (Site Direction du Traitement Automatique de l’Information – DTAI) et un site de secours (Site Agence Informatique de l’Etat -ADIE) qui sera accessible sur toute l’étendue du territoire national, à travers un réseau en fibre optique (FO) déployé par l’ADIE, hautement disponible. Ceci nécessite de mettre à niveau les deux sites, c’est-à-dire renforcer la performance et la sécurité de l’infrastructure réseau et sécurité existante et équiper l’ensemble des sites distants (Ministères Pilotes et sites régionaux du Ministère de l’Economie des Finances et du Plan-MEFP) afin de leur permettre l’accès de façon sécurisée à cette nouvelle plateforme.

Aussi dans le cadre de la maintenance du réseau informatique, le SIGIF a décidé de mettre en place une convention de niveau de service dénommée SLA (Service Level Agrement) entre le MEFP et l’ADIE.

La formation des informaticiens s’inscrit dans le cadre du chantier de transfert de compétences ayant pour objectif de rendre l’administration totalement autonome dans l’exploitation, l’administration et l’évolution de la solution SIGIF. La formation est destinée à environ une cinquantaine d’agents de l’administration. Ils seront de super-utilisateurs et d’administrateurs du SIGIF (des développeurs) qui pourront être utilisés comme formateurs pour :

• Appuyer l’équipe du projet pendant la formation des utilisateurs;
• Être les relais de leurs propres structures en transmettant leurs compétences aux nouveaux.